Rapport des leads

Temps de lecture : 7 minutes

Le rapport des leads correspond au détail des leads qui ont réalisé une action sur le ou les catalogues de l’utilisateur.

Il est posssible d’obtenir le rapport des leads par le biais du téléchargement ou de la planification.

Création de la planification du rapport

Première partie : identité et contenu du rapport

La planification d’un envoi de rapport des leads nécessite de renseigner les informations suivantes :

L’identité du rapport (A) : nom, description (non-obligatoire), statut
Le contenu à envoyer (B) : en ajoutant des filtres sur une ou plusieurs dimensions primaires : fichiers CAO, documents, demandes de devis, nouveaux utilisateurs.
Le format (C) : le téléchargement peut être demandé au format Excel ou en CSV. Les données peuvent aussi être envoyées dans un fichier compressé.

Les paramètres d’envoi : l’utilisateur doit définir les paramètres d’envoi, en sélectionnant d’abord une méthode d’envoi, par e-mail ou via FTP (envoi sur un serveur de fichiers).

Seconde partie : création des paramètres du rapport

Gestion des exclusions

Lorsque vous paramétrez un rapport planifié, vous pouvez choisir :

D’exclure une ou plusieurs adresses e-mails de l’envoi (D)
D’exclure un ou plusieurs noms de domaines e-mails (E)

Par exemple : cela peut être utile, si vous souhaitez exclure du rapport, les adresses e-mails de vos collaborateurs ayant le même nom de domaine e-mail.

Fuseau horaire des destinataires

Il s’agit du fuseau horaire duquel vos données seront issues (commun à tous les destinataires).

Paramétrer un envoi par e-mail (F)

Cette méthode d’envoi permet de planifier un ou plusieurs envoi(s), qui incluent obligatoirement, au minimum : un destinataire (G), un fuseau horaire (H), une fréquence d’envoi (I) et la langue du rapport (J).

Cas particuliers "envoi des données en commun"

Lors d’une planification, il est possible de choisir le périmètre des données qui seront inclues dans le rapport en précisant :

Le destinataire
Le filtre “Catalogue” (optionnel)
Le filtre “EasyLink & TraceParts Publishing Network (optionnel)

Règle de définition du périmètre des données par défaut :

Si aucun filtre n’est défini lors de la planification, la règle suivante s’applique par défaut : seules les données communes aux périmètres du planificateur et du destinataire seront envoyées.

Paramétrer un envoi par FTP (K)

Ce type d’envoi nécessite, de renseigner les informations de connexion au serveur FTP de l’utilisateur (L). C’est-à-dire, l’URL du serveur, le port utilisé (si nécessaire), l’identifiant et le mot de passe de l’utilisateur.

Le serveur FTP doit supporter UTF-8.

Afin d’être notifié lorsque le rapport des leads est prêt à être récupéré sur le serveur FTP, l’utilisateur peut renseigner une adresse e-mail de notification (M).

Comme pour l’envoi par e-mail, il doit ensuite paramétrer la langue du rapport (N), une fréquence (O) et récurrence (P) d’envoi ainsi que le fuseau horaire de l’envoi (Q).

Fuseaux horaires

Dans le cas du paramétrage d’un rapport où le fuseau horaire des données est différent du fuseau horaire choisi pour l’envoi, un écart de plusieurs heures sur les données reçues est possible.

Exemple d'une planification

Règle générale : lorsqu’un utilisateur planifie l’envoi du rapport des leads, la période des données qu’il recevra se base sur la fréquence et la récurrence qu’il aura définie.

Par exemple : le 10 janvier 2023, un utilisateur planifie mensuellement un rapport lui permettant de recevoir, tous les 15 de chaque mois, à 10 h 00, un rapport des leads :

Le 15 janvier 2023, il recevra un fichier de données, sur la période du 10 au 15 janvier. Ce rapport ne contiendra que les données des leads depuis la date de création de son rapport planifié.
Le 15 février 2023, l’utilisateur recevra les données des leads, sur la période du 15 janvier au 15 février.

Exemple des fuseaux horaires

Fuseau horaire duquel les données statistiques seront issues (commun à tous les destinataires )

Choix des fuseaux horaires

Le choix des différents fuseaux horaires a un impact non-négligeable sur l’organisation de vos rapports planifiés et de leurs paramétrages. En effet, il y a 26 heures de décalage entre le premier fuseau horaire (UTC-12:00 GMT -12:00) et le dernier fuseau horaire (UTC+14:00 Line Islands Time (Kiritimati)).

Il s’agit du fuseau horaire duquel vos données seront issues (il est commun à tous les destinataires).

Fuseau horaire d’envoi

Le fuseau horaire d’envoi est celui choisi par le créateur du rapport planifié : il définit l’heure d’envoi du rapport. Dans le cadre d’un envoi par e-mail il est possible de définir des fuseaux horaires différents pour chaque planification d’envoi.

Exemple :

Je suis responsable commercial d’une équipe internationale, je souhaite créer un rapport planifié devant transmettre tous les lundis à 09 h 00, les données des leads, à mes collègues commerciaux, de New York (États-Unis), Paris (France) et de Tokyo (Japon).

Étape 1 : Je commence d’abord par définir, le fuseau horaire de référence, pour le téléchargement des données. Je choisis parmi la liste, un fuseau horaire commun (UTC+01:00) Central European Time (Paris), car le siège social de mon entreprise se situe en France.

Étape 2 : Je vais paramétrer une planification pour chacun de mes collègues commerciaux :

Sur la première ligne de planification (R), j’indique l’adresse e-mail de l’équipe commerciale située à New York et je définis le fuseau horaire correspondant à leur localisation, soit (UTC-05:00) Eastern Time (New York), puis je paramètre une fréquence d’envoi hebdomadaire le lundi à 09 h 00.

Sur la seconde ligne de planification (S), j’indique l’adresse e-mail de l’équipe commerciale située à Paris, puis je renseigne le fuseau horaire de leur localisation : (UTC+01:00) Central European Time (Paris), j’indique ensuite une fréquence d’envoi hebdomadaire le lundi à 09 h 00.

Enfin, sur la troisième ligne de planification (T), je renseigne l’adresse e-mail de l’équipe commerciale située à Tokyo, je règle le fuseau horaire adapté à leur localisation (UTC+09:00) Japan Standard Time (Tokyo), je termine en indiquant une fréquence hebdomadaire le lundi à 09 h 00.

Étape 3 : J’enregistre mon rapport planifié. Ainsi, les équipes commerciales recevront un rapport tous les lundis à 09 h 00, heure locale selon le fuseau horaire dans lequel ils se situent. Le contenu des rapports peut varier en fonction de l’heure d’envoi, mais chaque équipe commerciale verra l’action à la même heure, définie par le fuseau horaire commun à tous les rapports.

Rapport personnalisé selon le fuseau horaire

Si je souhaite envoyer un rapport personnalisé, contenant les données du fuseau horaire de la localisation de mes différentes équipes commerciales, situées, à New York, Paris et à Tokyo.

Je dois obligatoirement créer 3 rapports planifiés distincts, avec pour chacun, un fuseau horaire duquel les données seront issues, correspondant à leurs localisations.

En résumé, le fuseau horaire défini pour télécharger les données doit correspondre à celui de la localisation physique des destinataires :

Mon premier rapport planifié (U), destiné aux commerciaux Américains, aura comme fuseau horaire duquel les données seront issues : (UTC-05:00) Eastern Time (New York).
Mon second rapport planifié (V), destiné aux commerciaux Français, aura comme fuseau horaire duquel les données seront issues : (UTC+01:00) Central European Time (Paris).
Mon troisième rapport planifié (W), destiné aux commerciaux Japonais, aura comme fuseau horaire duquel les données seront issues : (UTC+09:00) Japan Standard Time (Tokyo).

Options facultatives

Il est possible d’exclure certaines adresses e-mails et / ou noms de domaines, des données de vos rapports.
L’utilisateur peut, si son rôle lui permet, créer directement depuis cette interface une liste de destinataires.
Option d’envoi cumulatif : cette option permet de cumuler les données selon le type de contenu souhaité, depuis le début du mois en cours.